Umzugskosten steuerlich absetzen

Ein Umzug ist teuer, und ein Teil davon lässt sich zurückholen, aber nur unter einer Bedingung: Der Umzug muss beruflich veranlasst sein. An dieser einen Voraussetzung scheitert der Abzug in der Praxis am häufigsten, und zwar nicht, weil das Finanzamt streng wäre, sondern weil die Voraussetzung enger ist, als die meisten annehmen.

Dieser Beitrag geht durch, was in Österreich anerkannt wird, worauf Sie bei den Belegen achten sollten und wie die Zahlen konkret aussehen. Für die Beurteilung Ihres Einzelfalls ist die Steuerberatung zuständig. Wir beschreiben hier den Rahmen, nicht Ihre persönliche Situation.

Wann ist ein Umzug beruflich veranlasst?

Der Wohnortwechsel muss seinen Grund im Beruf haben. Anerkannt sind typischerweise:

• Antritt einer neuen Stelle an einem anderen Ort
• Versetzung durch den Arbeitgeber
• Erstmaliger Berufseinstieg mit Wohnortwechsel
• Rückkehr aus einer Auslandsentsendung
• Erhebliche Verkürzung des Arbeitswegs, wenn dadurch täglich viel Zeit gespart wird

Nicht anerkannt sind Umzüge, deren Grund im Privaten liegt: größere Wohnung, schönere Lage, Familienzuwachs, Trennung, Kauf eines Eigenheims. Das gilt auch dann, wenn sich der Arbeitsweg dabei zufällig verkürzt, entscheidend ist der Anlass, nicht die Nebenfolge.

Pauschale oder Einzelnachweis?

Sie haben zwei Möglichkeiten, und Sie müssen sich für eine entscheiden.

Die Faustregel ist einfach: Wenn Ihre nachweisbaren Kosten über der Pauschale liegen, nehmen Sie den Einzelnachweis. Eine Umzugsfirma für eine Zweizimmerwohnung kostet schon rund 500 bis 1.400 €, zusammen mit Material, Halteverbot und Fahrten liegen Sie damit bei einer ledigen Person fast immer über den 764 €.

Was Sie einzeln geltend machen können

Was nicht absetzbar ist

Die Grenze verläuft dort, wo aus Umzugskosten Anschaffungen für die neue Wohnung werden. Nicht absetzbar sind daher:

• Neue Möbel für die neue Wohnung: auch wenn sie nötig wurden, weil die alten nicht passen
• Neue Küche oder Küchenmontage in der neuen Wohnung
• Renovierung und Ausmalen am neuen Wohnort
• Vorhänge, Lampen, Teppiche und ähnliche Einrichtung
• Kaution für die neue Wohnung: die bekommen Sie ja zurück
• Ihre eigene Arbeitszeit und die von Freunden und Familie

Ein Grenzfall, der öfter vorkommt: Ausmalen in der alten Wohnung, wenn der Mietvertrag es verlangt. Das gehört zur Beendigung des alten Mietverhältnisses und wird in der Regel eher anerkannt als eine Renovierung am neuen Ort. Halten Sie in dem Fall die Vertragsklausel bereit, die die Verpflichtung begründet.

Belege richtig sammeln: während des Umzugs, nicht danach

Der häufigste Fehler ist nicht die falsche Position, sondern der fehlende Beleg. Legen Sie am Tag, an dem Sie den neuen Dienstvertrag unterschreiben, eine Mappe an, digital oder auf Papier, und sammeln Sie darin konsequent:

1. Nachweis der beruflichen Veranlassung. Dienstvertrag, Versetzungsschreiben oder eine Bestätigung des Arbeitgebers.
2. Beide Mietverträge mit Datum von Beginn und Ende.
3. Alle Rechnungen rund um den Umzug: Firma, Material, Mietwagen, Lagerung, Halteverbot.
4. Zahlungsnachweise zu doppelten Mieten, falls angefallen.
5. Fahrtenaufzeichnungen für Wohnungsbesichtigungen und Umzugsfahrten: Datum, Zweck, Kilometer.

Fotografieren Sie Belege gleich mit dem Handy und legen Sie sie in einen Ordner in der Cloud. Thermopapier-Belege verblassen innerhalb weniger Monate, und ein unleserlicher Beleg ist so gut wie keiner.

Eintragen in die Arbeitnehmerveranlagung

Umzugskosten gehören zu den Werbungskosten. In FinanzOnline finden Sie die entsprechende Position im Bereich der Werbungskosten unter den sonstigen Positionen; im Formular L1 ist es das Feld für sonstige Werbungskosten.

Zwei Punkte, die vielen nicht bewusst sind: Erstens gibt es einen Werbungskostenpauschbetrag, der automatisch berücksichtigt wird, Ihre Umzugskosten wirken sich steuerlich erst aus, soweit sie darüber hinausgehen. Zweitens können Sie die Arbeitnehmerveranlagung für bis zu fünf zurückliegende Jahre einreichen. Ein Umzug aus 2023, den Sie damals vergessen haben, lässt sich also noch nachholen.

Ein Rechenbeispiel

Eine ledige Person übersiedelt wegen eines Jobwechsels von Wien in den Bezirk Mödling. Zweizimmerwohnung, Umzug mit Firma, einen Monat Doppelmiete.

Der Einzelnachweis bringt in diesem Fall gut 1.064 € mehr an ansetzbaren Werbungskosten als die Pauschale. Was das an Steuerersparnis bedeutet, hängt vom Grenzsteuersatz ab. Bei einem mittleren Einkommen liegt die tatsächliche Ersparnis in der Größenordnung mehrerer hundert Euro. Deutlich mehr, als das Sammeln der Belege an Aufwand gekostet hat.

Belege-Checkliste zum Abhaken

Legen Sie diese Liste an dem Tag an, an dem Sie den neuen Dienstvertrag unterschreiben. Was jetzt gesammelt wird, muss später nicht rekonstruiert werden.

Fotografieren Sie jeden Beleg gleich mit dem Handy und legen Sie ihn in einen Ordner in der Cloud. Thermopapier verblasst innerhalb weniger Monate, und ein unleserlicher Beleg zählt nicht.

Grenzfälle, die häufig vorkommen

Doppelte Haushaltsführung statt Umzug

Wer aus beruflichen Gründen einen zweiten Wohnsitz am Arbeitsort begründet, ohne den Familienwohnsitz aufzugeben, fällt nicht unter Umzugskosten, sondern unter die doppelte Haushaltsführung. Dort sind Miete der Zweitwohnung, Einrichtung in angemessenem Umfang und Familienheimfahrten ansetzbar, nach eigenen Regeln und Betragsgrenzen. Beides gleichzeitig geht nicht.

Umzug innerhalb desselben Ortes

Schwierig. Ein Wohnungswechsel innerhalb derselben Stadt lässt sich nur selten beruflich begründen, weil sich am Arbeitsweg nichts Wesentliches ändert. Anerkannt wird es am ehesten dann, wenn der Arbeitgeber die Nähe zum Betrieb ausdrücklich verlangt, etwa bei Bereitschaftsdiensten. Ohne eine solche Anforderung ist die Chance gering.

Umzug in Erwartung einer Stelle

Wer umzieht, bevor der Vertrag unterschrieben ist, hat es schwerer: Die berufliche Veranlassung muss im Zeitpunkt des Umzugs bereits bestehen. Ein Dienstvertrag mit späterem Antrittsdatum genügt in der Regel; eine bloße Aussicht auf eine Stelle nicht. Wenn möglich, unterschreiben Sie zuerst und ziehen danach um.

Umzug nach Pensionsantritt

Nicht absetzbar, weil keine berufliche Veranlassung mehr besteht. Das gilt auch dann, wenn der Umzug unmittelbar mit dem Ende der Erwerbstätigkeit zusammenhängt. Bei Übersiedlungen ins Betreute Wohnen oder ins Pflegeheim kommen unter Umständen andere Positionen in Betracht, etwa als außergewöhnliche Belastung. Das ist aber ein anderer Prüfmaßstab und gehört in die Hände der Steuerberatung.

Beide Partner ziehen um, nur einer aus beruflichen Gründen

Dann ist die berufliche Veranlassung bei der Person gegeben, die den Anlass hat. Die Kosten des gemeinsamen Umzugs werden nicht automatisch geteilt, maßgeblich ist, wer sie getragen hat. In der Praxis werden sie meist bei der Person angesetzt, deren Berufsausübung den Umzug ausgelöst hat.

Für Selbstständige

Bei Selbstständigen und Unternehmerinnen laufen beruflich veranlasste Umzugskosten als Betriebsausgaben, nicht als Werbungskosten. Die Grundsystematik ist dieselbe, die Zuordnung in der Buchhaltung unterscheidet sich. Bei einer Verlegung des Betriebsstandorts sind die Kosten grundsätzlich betrieblich veranlasst; bei einem gleichzeitigen Wohnungswechsel wird aufgeteilt.

Wenn Wohnung und Arbeitsstätte zusammenfallen, etwa bei einem häuslichen Arbeitszimmer, wird es komplizierter, weil dann zwischen privatem und betrieblichem Anteil abzugrenzen ist. Das ist der Punkt, an dem sich eine Rücksprache mit der Steuerberatung tatsächlich rechnet.