Büroumzug in Wien: Freitag ausräumen, Montag arbeiten

Der Aufwand liegt nicht beim Mobiliar

Schreibtische, Kästen und Stühle sind bei einer Büroübersiedlung der einfache Teil. Sie sind meist genormt, zerlegbar und stapelbar. Ein eingespieltes Team räumt vierzehn Arbeitsplätze in wenigen Stunden aus. Was tatsächlich Zeit und Planung kostet, sind drei andere Dinge.

Die IT

Ein Rechner ist schnell abgesteckt. Das Problem entsteht am Montagmorgen, wenn drei Bildschirme an einer Dockingstation hängen sollten und niemand mehr weiß, welches Kabel wohin gehörte. Wir fotografieren deshalb jeden Arbeitsplatz von hinten, bevor der erste Stecker gezogen wird, bündeln die Kabel und beschriften sie mit der Arbeitsplatznummer. Am neuen Standort wird nach dem Foto wieder aufgebaut. Das kostet pro Arbeitsplatz wenige Minuten und spart am Montag Stunden.

Server, Netzwerkschränke und Telefonanlagen behandeln wir gesondert. Sie fahren nicht im allgemeinen Transport mit, sondern werden einzeln gesichert und mit dem letzten Fahrzeug geliefert, oder mit dem ersten, je nachdem, was Ihre IT-Betreuung braucht. Die Abstimmung mit ihr machen wir vor dem Termin, nicht während.

Die Akten

Personalakten, Bewerbungsunterlagen, Verträge, Buchhaltung, bei Ordinationen und Kanzleien auch Patienten- und Mandantenakten: Alles davon fällt unter die Datenschutz-Grundverordnung. Ein offener Bananenkarton, der im Stiegenhaus steht, ist in dem Zusammenhang ein Problem, nicht theoretisch, sondern ganz konkret, wenn etwas abhandenkommt.

Wir arbeiten mit versperrbaren Rollcontainern, die nummeriert und einer Abteilung zugeordnet werden. Auf Wunsch übergeben wir jeden Container gegen Unterschrift. Das dauert bei fünfzehn Containern zehn Minuten und erspart Ihnen im Zweifelsfall eine unangenehme Diskussion.

Die Reihenfolge

Ein Büro auszuräumen ist einfach. Es so wieder einzuräumen, dass am Montag alle sofort arbeiten können, ist die eigentliche Leistung. Deshalb bekommt jeder Arbeitsplatz vorab eine Nummer, und diese Nummer klebt auf jedem Karton, jedem Container und jedem Möbelstück. Am neuen Standort hängt ein Plan mit den Nummern an der Wand. Was wo hingehört, muss dann niemand mehr fragen.

Was ein Büroumzug in Wien kostet

Bei Büroumzügen rechnen wir nach Arbeitsplätzen, nicht nach Quadratmetern. Das bildet den tatsächlichen Aufwand besser ab. Ein Großraumbüro mit 200 m² und zwölf Arbeitsplätzen macht weniger Arbeit als eine 120-m²-Kanzlei mit zwölf Einzelbüros und einem Archiv.

Was in verschiedenen Branchen zu beachten ist

Ein Büroumzug ist nicht gleich Büroumzug. Je nachdem, womit im Betrieb gearbeitet wird, verschiebt sich der Schwerpunkt. Manchmal auf die IT, manchmal auf die Akten, manchmal auf Geräte, die eigentlich nirgends hin sollen.

Agenturen, IT-Unternehmen und Start-ups

Hier ist die IT alles. Mehrere Bildschirme pro Arbeitsplatz, Dockingstationen, Netzwerkdrucker, oft ein eigener Serverschrank. Was den Umzug entscheidet, ist nicht das Tragen, sondern ob am Montag alles wieder läuft. Wir arbeiten deshalb arbeitsplatzweise: fotografieren, abstecken, beschriften, transportieren, nach Foto wieder aufbauen. Der Serverschrank fährt gesondert, in Absprache mit der IT-Betreuung.

Kanzleien, Steuerberatung und Notariate

Der Schwerpunkt liegt auf den Akten. Mandantenunterlagen unterliegen nicht nur der Datenschutz-Grundverordnung, sondern auch berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten. Wir transportieren solche Bestände in versperrbaren, nummerierten Rollcontainern und übergeben auf Wunsch gegen Unterschrift. Handakten, die laufend gebraucht werden, packen wir zuletzt und liefern zuerst.

Ordinationen und Therapiepraxen

Patientenakten fallen unter besonders geschützte Datenkategorien. Hier gelten dieselben Regeln wie bei Kanzleien, nur strenger. Dazu kommen medizinische Geräte, die teils empfindlich, teils sehr schwer sind. Untersuchungsliegen, Röntgengeräte und Sterilisatoren behandeln wir wie Sondertransporte. Wo Wartungs- oder Kalibrierungspflichten bestehen, stimmen wir uns mit dem Gerätebetreuer ab, bevor etwas bewegt wird.

Handel und Lager

Hier zählt Volumen, nicht Empfindlichkeit. Regalsysteme, Warenbestände, Verpackungsmaterial. Der kritische Punkt ist die Inventur: Was im alten Lager stand, muss im neuen wiederzufinden sein. Wir übernehmen die Übersiedlung regalweise und in der bestehenden Ordnung, damit das System erhalten bleibt.

Werkstätten und Produktion

Maschinen, Werkbänke, Materiallager und oft Gefahrstoffe. Schwere Maschinen fallen unter Sondertransport und brauchen eigenes Gerät. Farben, Lacke, Gase und Öle müssen gesondert und nach den einschlägigen Vorschriften transportiert werden. Das klären wir vorab, weil es die Planung erheblich beeinflusst.

Fünf Fehler, die einen Büroumzug teuer machen

1. Zu spät mit der IT-Betreuung sprechen

Der häufigste Fehler überhaupt. Netzwerkverkabelung, Internetanschluss und Telefonanlage am neuen Standort brauchen Wochen Vorlauf. Ein Anschluss, der erst am Montag geschaltet wird, macht den ganzen Wochenendplan zunichte. Sprechen Sie mit der IT-Betreuung, bevor Sie den Umzugstermin fixieren, nicht danach.

2. Keinen Belegungsplan machen

Ohne Plan, wer wo sitzt, wird am Umzugstag improvisiert, und am Montag umgestellt. Ein Belegungsplan mit nummerierten Arbeitsplätzen kostet eine Stunde Vorbereitung und spart mehrere Stunden am Umzugstag. Wir bringen die Nummern an beiden Standorten an, sobald der Plan steht.

3. Nicht aussortieren

In fast jedem Büroarchiv steht Material, das seit Jahren niemand angegriffen hat. Aufbewahrungsfristen sind endlich; was darüber hinaus liegt, muss nicht mitziehen. Bei einem Standort mit zwanzig Arbeitsplätzen sind Einsparungen von mehreren hundert Euro allein durch Aussortieren realistisch.

4. Die persönlichen Sachen der Mitarbeiter vergessen

Jeder Schreibtisch hat Laden, jeder Spind Inhalt. Wenn das am Umzugstag noch drin ist, packt es unser Team, und niemand weiß, was wohin gehört. Verteilen Sie Kartons zwei Wochen vorher und bitten Sie darum, dass jede Person ihre Sachen selbst packt und mit der Arbeitsplatznummer beschriftet.

5. Am Montag alles gleichzeitig erwarten

Auch bei perfekter Planung gibt es am ersten Tag Kleinigkeiten: eine fehlende Maus, ein Bildschirm ohne Kabel, ein Drucker, der nicht gefunden wird. Planen Sie den Montag mit etwas Puffer und benennen Sie eine Person, die diese Dinge sammelt. Dann sind sie bis Mittag erledigt, statt den ganzen Tag zu stören.

Checkliste für die Projektleitung

In den meisten Betrieben übernimmt eine Person aus dem Office-Management oder der Assistenz die Koordination. Zusätzlich zum Tagesgeschäft. Diese Liste enthält die Punkte, die erfahrungsgemäß hängen bleiben, wenn sie niemand ausdrücklich übernimmt.

Der letzte Punkt wird oft belächelt und ist trotzdem der nützlichste: Eine Person, bei der am ersten Tag alle Kleinigkeiten zusammenlaufen, verhindert, dass fünfzehn Leute parallel dieselbe fehlende Maus suchen. Bis Mittag ist die Liste meistens abgearbeitet.